Festlegungen

1

Mandanten

Während der Kick-off Besprechung am 14.10.2025 wurde beschlossen, dass nur ein Mandant geführt werden soll. Die nächste Stufe der Hierarchie, die Teams, werden als Dienstplangruppen dargestellt.

2

Sicherheitskoffer

Es wird kein Sicherheitskoffer benötigt, da es sich nur um einen Mandanten handelt und alle nötigen Einschränkungen / Berechtigungen über die Benutzerverwaltung geregelt werden können.

3

Benutzerverwaltung

Die Nutzung der Benutzerverwaltung und eine denkbare Anbindung an das active directory werden Seitens IT MD noch geprüft. Denkbar wäre es, die Personen (Benutzer) für die Benutzerverwaltung aus dem LDAPb in die Benutzerverwaltung zu überführen. Dort müssten die Rollen angelegt werden und könnten dann den Benutzern zugeordnet werden.
Erweiterung gewünscht Angebot

4

Sollstunden & Schwerbehinderung

Es gibt keine verminderten Sollstunden bei Schwerbehinderung sowie keine altersabhängigen Sollstunden (Parameter umstellen)

5

Erweiterung Automatikplanung

Die Automatikplanung soll dahingehend angepasst werden, dass im Vergleich zu einer Vollzeitkraft mehrere Teilzeitkräfte eine geplante Funktion ausüben sollen.
Hat sich durch Gespräche und Erklärungen während der Schulung erledigt.

6

Dienstplan/mobiles Arbeiten Neue Ansicht in GW

Da sie keine Zeiterfassung nutzen, werden wir mobiles Arbeiten als Abwesenheit abbilden, die zu den geplanten Funktionen hinzugefügt wird. Zunächst manuell, später automatisch über SAP, da dort Homeoffice (HO) als Abwesenheit geführt wird.
Workflow:
1. Dienstplaner planen optional HO in GisboTimer Dienstplan, damit frühzeitig bekannt
2. Mitarbeitende beantragen HO in SAP
3. Genehmigung in SAP
4. Synchronisieren in GisboTimer

7

Urlaubsplanung

Die Jahresurlaubsplanung soll über GisboWeb durch die Urlaubswünsche durchgeführt werden. Wurde ein Urlaubswunsch bestätigt, soll anstelle des Buttons „zur Antragstellung“ ein Hinweis erscheinen, dass die Mitarbeitenden den Urlaubsantrag in SAP stellen sollen.
Der genehmigte Urlaub aus SAP wird dann zukünftig über die Schnittstelle in GisboTimer übertragen und ist dort dann im Dienstplan sichtbar.

8

Abwesenheitsübersicht GisboWeb

Klärungsbedarf: Soll die Abwesenheitsübersicht in GisboWeb aktiviert werden? Sie dienst dazu als vorgesetzte Person einen Überblick über die zugeordneten Personen zu erhalten und die geplanten Abwesenheiten im dargestellten Zeitraum einsehen zu können. Die Informationen können auch in GisboTimer über den Dienstplan eingesehen werden.

9

Mailversand Client

Die IT möchte gerne, dass möglichst wenige E-Mails vom Client versendet werden und eher von der Serveranwendung aus E-Mails versendet werden. Während der Videokonferenz am 13.11. wurden die (2-3) E-Mails beschrieben, die ohne weitere Anpassung aus dem GisboTimer Client versendet werden würden und das war in Ordnung. Hier besteht also aktuell kein Anpassungsbedarf.
Klären: Ist Urlaubverfallsbenachrichtigung für MD relevant? Wenn ja, kann sie (langfristig) über den Mailer versendet werden

13

Mobiles Arbeiten / Homeoffice Darstellung im Dienstplan

Mobiles Arbeiten wird über SAP beantragt und ist eine Abwesenheit. Da GisboTimer Abwesenheiten aus SAP übernimmt, kommt auch die Abwesenheit Homeoffice mit. Es ist fraglich, ob die Darstellung der Abwesenheit im Dienstplan praktikabel ist, da sie mit ihrem Kürzel (Bsp. „HO“) in jeder Zelle / allen des Dienstplans dargestellt wird, an denen sie gültig ist. Da diese Abwesenheit häufig vorkommt, wird im ersten Schritt geprüft, ob die Darstellung im Dienstplan über das Kürzel praktikabel ist. Falls nicht, muss hier nachgearbeitet werden und eine alternative Darstellung der Abwesenheit implementiert werden.

10

Personalnummer SAP vor Nutzung Schnittstelle

Vor Inbetriebnahme der SAP Schnittstelle, wird die Personalnummer SAP manuell in das Schluessel-Feld im Personalstamm eingetragen.

11

SAP Synchronisation

Es sollen Personalstammdaten und Abwesenheiten synchronisiert werden. Außerdem wird die Eigenschaft „Gutachter“ aus SAP übermittelt.
Zu klären:
Sollen Krankheiten über GisboTimer und SAP eingetragen werden, sodass es von Seiten der Dienstplanung in GisboTimer erfasst werden kann, die Abwesenheit aus SAP die in GisboTimer aber am Ende überschreibt?
Optionstage (Urlaub) werden von SAP in GisboTimer übertragen und im Urlaubskonto als „sonstiger Urlaub“ geführt.

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SAP (Iststunden) vs. GisboTimer (Plandaten)

Die Zeiterfassung erfolgt über SAP. Die erfassten Zeiten werden nicht in GisboTimer eingelesen. Dadurch wird es Abweichungen zwischen tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden und den in GisboTimer geplanten Stunden geben.
Wichtig ist, wie viele Stunden waren geplant und wie viele tatsächlich geleistet wurden (Zeiterfassung). Da in GisboTimer jedoch die Zeiterfassungsdaten die Planung überschreiben würde, man zwar an einzelnen Tagen schauen könnte, was geplant war, jedoch keine Auswertung davon machen kann, hat man entscheiden keine Zeiten zu übernehmen und nur mit den Planzeiten in GisboTimer zu arbeiten. GisboTimer wird also für die Soll-Planung herangezogen, wohingegen SAP den Ist-Zustand abbildet.

14

SAP: Urlaubsverfall

Der Urlaubsverfall läuft automatisiert in SAP. Da wir den Urlaub aus SAP übernehmen, müssen wir auch die Verfallstage in unser Feld übernehmen.

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SAP: Personalstamm

Festlegung Felder für Übernahme:
Medizinischer Dienst definiert welche Felder aus SAP übernommen werden soll. Bestenfalls über eine Maske, in der alle Felder aufgeführt werden-mit Selektionsmöglichkeiten der Felder die übernommen werden sollen. Pflichtfelder kann man nicht abwählen.

Übernahme der E-Mail-Adresse aus SAP nicht erforderlich

Mapping:
Für alle Grunddaten müssen Mapping-Tabellen erstellt werden. Die Pflege dieser Tabellen übernimmt der Med. Dienst. Wir werden für jeden Bereich (Beurlaubungen, Teilzeitgründe etc.) Masken dafür anbieten. Sollte in den GisboTimer (GT) Tabellen nur ein Element vorhanden sein, werden alle Daten aus SAP kommend, diesem Eintrag zugeordnet. Die existierenden GT Eintragungen werden angezeigt und ermöglicht, die entsprechenden Werte aus SAP passend dazu zu ergänzen. Es muss möglich sein mehrere SAP-Einträge (Abwesenheiten etc.) zu einem Eintrag in GT zuzuordnen, für die Fälle, wenn es in GT nicht notwendig ist zu differenzieren.

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SAP: Urlaub

Urlaub
Es gibt Opt Out Tage, dass sind zusätzliche Urlaubstage, die wir momentan über ‘Sonstige’ im Urlaubskonto pflegen. Diese Tage sollten aus SAP automatisch übertragen werden.

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SAP: Arbeitszeiten Zeiterfassung

Arbeitszeiten werden nicht aus SAP übernommen. Gisbotimer wird lediglich als Planungstool genutzt, welches nur die Planungsstunden enthält. Aktuelles Ziel: GisboTimer = Plandaten, SAP = Ist-Daten
Aus diesem Grund werden die Zeiterfassungsdaten nicht aus SAP übernommen, weil wir dann die Planungsdaten in GisboTimer überschreiben würden. Wir übernehmen aber die Abwesenheiten, denn die werden auch für die Planung benötigt. Das ist eigentlich schon inkonsequent, denn wenn jemand kurzfristig DF brauchte, wird dies von SAP in GT geschrieben und verändert damit die Plandaten auch.

Aus verschiedenen Gründen werden die Stunden auseinander laufen:

• Plan ist nicht aktuell

• Mitarbeiter hat nicht gearbeitet wie geplant, es wurden aber keine Abwesenheit gesetzt

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SAP: verfallene Urlaubstage

Import SAP: Auch verfallene Urlaubstage sollen aus SAP eingelesen werden

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SAP: die Dienstplangruppe der Mitarbeiterenden importieren

Die Übernahme der SAP-Daten soll möglicherweise auch die DPGs enthalten. Die Übernahme der Mitarbeiter kann nach Roll-out-Plan gesteuert werden. Die DPGs muss der Kunde im Vorfeld abgleichen und festlegen. Es muss nicht unbedingt im Verhältnis 1:1 sein. Wir können auch mehrere DPG aus SAP in eine in DPG in GisboTimer laufen. Dafür muss eine Mapping Tabelle erstellt werden.